Документы Статистика по документам и выполнению поручений

Добрый день, уважаемые посетители. Тема сегодняшнего разговора Документы Статистика по документам и выполнению поручений. Если у Вас назрели вопросы, задавайте их, спрашивайте, постараемся помочь. Надеемся, что мы сможем помочь

Документы

Статистика по документам и выполнению поручений

  • Постановление от 22 апреля 2022 года №381

  • Подготовлено Росстатом во исполнение поручения Президента России об усилении ответственности в сфере государственного статистического учёта за достоверность и своевременность предоставления респондентами первичных статистических и административных данных.

    Подписанным постановлением в это положение внесены изменения. В частности, устанавливается, что формы федерального статистического наблюдения и указания по их заполнению должны доводиться субъектами официального статистического учёта до респондентов путём размещения их на своих официальных сайтах. Также должен размещаться перечень респондентов, в отношении которых проводится федеральное статистическое наблюдение.

    Принятые решения направлены на совершенствование механизма взаимодействия субъектов официального статистического учёта с респондентами при сборе первичных статистических данных по формам федерального статистического наблюдения, а также на повышение оперативности предоставления первичных статистических данных и их достоверности.

    О порядке предоставления первичных статистических и административных данных

    22 апреля 2022 06:00

    Постановление от 22 апреля 2022 года №381. Направлено на повышение оперативности представления первичных статистических данных и их достоверности.

    Справка

    Вы пользуетесь устаревшей версией браузера.

    Внимание! Вы используете устаревшую версию браузера. Для корректной работы сайта установите новую версию браузера.

    • Chrome
    • Firefox
    • Internet Explorer
    • Opera
    • Safari

    Календарь

    Декабрь

    • Январь
    • Февраль
    • Март
    • Апрель
    • Май
    • Июнь
    • Июль
    • Август
    • Сентябрь
    • Октябрь
    • Ноябрь
    • Декабрь

    2022

    • 2022
    • 2022
    • 2022
    • 2022
    • 2022
    • 2022
    • 2022
    • 2022
    • 2022
    ПН ВТ СР ЧТ ПТ СБ ВС
    1 2 3 4 5 6
    7 8 9 10 11 12 13
    14 15 16 17 18 19 20
    21 22 23 24 25 26 27
    28 29 30 31

    Календарь документов работает только для информации об избранных документах. Для системного поиска перейдите в раздел «Поиск по всем документам».

    Ведение контроля исполнения документов и поручений

    На контроль ставятся все документы, требующие исполнения, т.е. принятия дополнительного решения, выполнения каких-либо действий или подготовки ответного документа.

    Если в организации для регистрации документов используется журнальная форма регистрации, то для контроля заводятся специальные контрольные карточки или еще один (контрольный) журнал. Журнальную форму эффективно применять в организациях, где отдельно выведена работа с конфиденциальной информацией и в организациях с небольшим объемом документооборота.

      Примерная форма контрольного журнала

     пп 

    Дата и

    регистрационный № документа

    Срок исполнения 

    ФИО

     исполнителя 

    Отметка об исполнении  Примечание 
    1 2 3 4 5 6

      Образец типовой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК)

    Лицевая сторона                                                                      

    1  2  3  4  5  6  7  8  9  10  11  12  13  14  15  16  17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31* 
    Наименование вида документа Автор (корреспондент) документа
    Дата поступления и регистрационный номер документа Дата и регистрационный номер документа
    Заголовок (краткое содержание) документа
    Резолюция (кому направлен документ)
    Срок исполнения документа Исполнитель

    Оборотная сторона                                          

    Ход исполнения документа ** 
    Отметка об исполнении документа
    Индекс дела

       

    * Верхняя строка используется при контроле исполнения документа, дата исполнения документа обводится кружком.

    ** Поле «Ход исполнения дела» заполняется при выполнении контрольных операций.

     

    Образец формы регистрационно-контрольной карточки (РКК)
    с расширенным составом реквизитов

    **>

    Лицевая сторона                                                                                    

    **>

    Корреспондент       

       
    Дата поступления № документа Дата документа Входящий №
    Краткое содержание Число листов
    Генеральный директор Срок исполнения Резолюция
    Начальник Срок исполнения Резолюция
    Исполнитель Дата

      
    **>

    Оборотная сторона                                                                                                     

    **>

    Исполнитель Дата Исходящий № (промежуточный отв.)
    Исполнитель Дата Исходящий № (промежуточный отв.)
    Куда (кому) Число листов
    Кем подписан
    Краткое содержание
    Ход исследования
    Отметка об исполнении № дела

    В контрольной картотеке РКК систематизируются по:

    • срокам исполнения документов;
    • исполнителям;
    • группам (видам) документов (приказы и распоряжения, протоколы, договоры и др.).

    Контрольная картотека имеет два раздела «Контролируемый массив» и «Исполненные документы».

    Доведение контролируемого документа до исполнителя осуществляется под роспись в РКК, которая потом находится в контрольной картотеке. Для доведения документа до исполнителя может использоваться информационно-телекоммуникационная сеть, документ направляется исполнителю в электронный адрес с уведомлением отправителя о получении документа. Получение службой ДОУ уведомления означает, что документ, поставленный на контроль, принят к исполнению.

    Служба ДОУ (служба контроля) организации проводит предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов. Для этого исполнителю, при наличии нескольких исполнителей – ответственному исполнителю, рассылается напоминание о приближении срока исполнения документа.

    Все напоминания исполнителям фиксируются в РКК.

    Ведение текущего контроля предполагает ежедневный просмотр карточек инспектором по контролю или другим ответственным лицом. Выявляются документы, которые должны быть исполнены на следующий день или через 2-3 дня. Обязательно проверяется ход их исполнения и выявляется, не срывается ли выполнение задания. Из вышесказанного понятно, что текущий и предупредительный контроль  это постоянная проверка и регулирование хода выполнения документов.

    Проверка хода исполнения документов обычно проводится со следующей периодичностью:

    • задание последующих лет – один раз в квартал или не реже одного раза в год;
    • задание последующих месяцев текущего года – один раз в месяц;
    • задание текущего месяца – каждые 10 дней.

    В случае невозможности исполнить документ в срок исполнитель за 3 дня до истечения срока обязан обратиться с мотивированной письменной просьбой о продлении срока к руководителю. Решение о продлении срока исполнения принимает только руководитель, вынесший резолюцию.

    ВАЖНО! Исполнитель обязан проинформировать службу ДОУ (службу контроля) об изменении срока исполнения документа. Сведения об изменении срока исполнения документа вносятся в РКК.

    Приостановить или отменить исполнение документа может только организация- автор документа, а по внутренним документам — руководитель или орган управления, принимавший решение.

    Снятие исполненного документа с контроля осуществляет руководитель организации или по его поручению служба ДОУ.

    Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического исполнения задачи, поручений, запросов и/или документированного подтверждения их исполнения по существу. Результаты сообщаются заинтересованным организациям и лицам.

    При снятии документа с контроля в РКК вносятся следующие данные:

    • краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении;
    • отметка «в дело», вносится номер дела, в котором будет храниться документ в соответствии с номенклатурой дел; дата и подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения.

    Учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов осуществляется службой ДОУ в виде аналитических отчетов (справок, сводок) в установленные сроки или по запросам. Установленные сроки, как правило, один раз в месяц – в начале наступившего месяца за предыдущий месяц и 1 раз в год – в начале наступившего года за предыдущий год. 

    **>

    Сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в организации представляются руководителю организации и руководителям структурных подразделений.

    Примерная форма справки о состоянии исполнительской дисциплины
    для руководителя организации
          

    СПРАВКА

    об исполнении документов по состоянию на ___________

    п/п

    Наименование подразделения

    Документы на контроле

    Из них:

    всего

    поступило в предыдущем месяце

    исполнены в срок

    исполняемые в срок

    с продленным сроком исполнения

    не исполненные в срок

    1

    2

    3

    4

    5

    6

    7

    8


    Примерная форма справки о состоянии исполнительской дисциплины 
    руководителям структурных подразделений 

    СПРАВКА  

    об исполнении документов в  ____________________  по состоянию на  ___________

    (наименование подразделения)

    Вид, регистрационный номер и дата документа

    Заголовок (краткое содержание) документа

    Срок исполнения

    Исполнитель

    Причины неисполнения в срок

    Сведения о ходе исполнения

    Когда будет исполнен документ

    1

    2

    3

    4

    5

    6

    7

    Таким образом, анализ данных контроля исполнения документов необходим не только руководителю для усиления исполнительской дисциплины, но и для усовершенствования всей структуры управления. Службе ДОУ это анализ необходим для совершенствования организации и технологии работы с документами. Для быстрого и эффективного решения задач управленческих и производственных задач в настоящее время все чаще используют автоматизированные системы регистрации и контроля документов, в основе которых лежат технологии баз данных. 

    В процессе регистрации в поле «Срок исполнения» проставляется дата исполнения документа и автоматически происходит постановка его на контроль. В регистрационную базу данных вносятся сведения о ходе исполнения, передаче документа в другое подразделение или изменение срока исполнения.

    По завершению исполнения документа в электронную регистрационную карточку вносятся данные о дате и характере исполнения и сведения о номере дела, в котором документ остается на хранение. Современные программы позволяют вывести на экран списки документов с контрольными сроками на любом этапе их исполнения и сформировать справки (сводки, сведения) исполнителям и руководителю о сроках исполнения документов.

    фото: www.nastol.com.ua

    **>

    MySQL Query Error: SELECT DISTINCT BE.ID as ID,BE.IBLOCK_ID as IBLOCK_ID,BE.IBLOCK_SECTION_ID as IBLOCK_SECTION_ID,BE.NAME as NAME,IF(EXTRACT(HOUR_SECOND FROM BE.ACTIVE_FROM)>0, DATE_FORMAT(BE.ACTIVE_FROM, ‘%d.%m.%Y %H:%i:%s’), DATE_FORMAT(BE.ACTIVE_FROM, ‘%d.%m.%Y’)) as ACTIVE_FROM,B.DETAIL_PAGE_URL as DETAIL_PAGE_URL,BE.DETAIL_TEXT as DETAIL_TEXT,BE.DETAIL_TEXT_TYPE as DETAIL_TEXT_TYPE,BE.PREVIEW_TEXT as PREVIEW_TEXT,BE.PREVIEW_TEXT_TYPE as PREVIEW_TEXT_TYPE,BE.PREVIEW_PICTURE as PREVIEW_PICTURE,L.DIR as LANG_DIR,BE.SORT as SORT,BE.CODE as CODE,BE.XML_ID as EXTERNAL_ID,B.IBLOCK_TYPE_ID as IBLOCK_TYPE_ID,B.CODE as IBLOCK_CODE,B.XML_ID as IBLOCK_EXTERNAL_ID,B.LID as LID
    FROM
    b_iblock B
    INNER JOIN b_lang L ON B.LID=L.LID
    INNER JOIN b_iblock_element BE ON BE.IBLOCK_ID = B.ID
    INNER JOIN b_iblock_property FP0 ON FP0.IBLOCK_ID = B.ID AND FP0.CODE=’CATEGORY’
    INNER JOIN b_iblock_element_property FPV0 ON FPV0.IBLOCK_PROPERTY_ID = FP0.ID AND FPV0.IBLOCK_ELEMENT_ID = BE.ID

    WHERE 1=1
    AND (

    ((((BE.IBLOCK_ID = ’10’))))
    AND (EXISTS (
    SELECT IBLOCK_ID FROM b_iblock_site WHERE IBLOCK_ID = B.ID
    AND (((SITE_ID=’s1′)))
    ))
    AND ((((BE.ACTIVE=’Y’))))
    AND (((BE.ACTIVE_TO >= now() OR BE.ACTIVE_TO IS NULL) AND (BE.ACTIVE_FROM <= now() OR BE.ACTIVE_FROM IS NULL)))
    AND ((( BE.ID IS NULL OR NOT (BE.ID = ‘31494’))))
    AND ((((FPV0.VALUE LIKE ‘делопроизводство’))))
    )
    AND (((BE.WF_STATUS_ID=1 AND BE.WF_PARENT_ELEMENT_ID IS NULL)))
    AND ((
    B.ID IN (
    SELECT IBLOCK_ID
    FROM b_iblock_group IBG
    WHERE IBG.GROUP_ID IN (2)
    AND IBG.PERMISSION >= ‘R’

    AND (IBG.PERMISSION=’X’ OR B.ACTIVE=’Y’)
    )
    OR (B.RIGHTS_MODE = ‘E’ AND EXISTS (
    SELECT ER.ELEMENT_ID
    FROM b_iblock_element_right ER
    INNER JOIN b_iblock_right IBR ON IBR.ID = ER.RIGHT_ID
    INNER JOIN b_user_access UA ON UA.ACCESS_CODE = IBR.GROUP_CODE AND UA.USER_ID = 0
    WHERE ER.ELEMENT_ID = BE.ID
    AND IBR.OP_EREAD = ‘Y’

    ))
    ))

    ORDER BY BE.ACTIVE_FROM desc ,BE.SORT asc ,BE.ID desc LIMIT 5[Incorrect key file for table ‘/tmp/#sql_9ed_0.MYI’; try to repair it]

    DB query error.
    Please try later.

    Сроки исполнения документов

    Сроки исполнения документов могут быть типовыми или индивидуальными.

    Типовые сроки исполнения определенных категорий документов установлены законодательными или нормативно-правовыми актами Российской Федерации. Каждая служба делопроизводства должна иметь такой перечень документов с типовыми сроками исполнения. Рекомендуем включить такой перечень в качестве приложения к Инструкции по делопроизводству, тем самым он будет доведен до всех управленческих работников организации.

    Приведем перечень типовых сроков исполнения документов:

    • поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации – в срок, указанный в поручении или в месячный срок со дня его подписания;
    • поручения Президента Российской Федерации с грифом «Весьма срочно» рассматриваются в течение 5 дней;
    • поручения Президента Российской Федерации с грифом «Срочно» рассматриваются в течение 10 дней;
    • поручения Правительства Российской Федерации с грифом «Весьма срочно» рассматриваются в течение 5 дней;
    • поручения Правительства Российской Федерации с грифом «Срочно» рассматриваются в течение 10 дней;
    • письма Министерства иностранных дел, без согласования с другими организациями – в течение 15 дней, с согласованием – 30 дней; 
    • запрос депутата Федерального Собрания – не позднее, чем в 15-дневный срок со дня получения;
    • предложения и заявления депутатов Федерального Собрания – в срок до одного месяца; не требующие изучения и проверки – в максимально короткие сроки;
    • письма-поручения и письма – запросы вышестоящих организаций- к указанному сроку или в течение 10 дней; 
    • обращения граждан – 30 дней со дня регистрации; при необходимости дополнительного изучения допускается продлевать на срок не более 30 дней;
    • протоколы разногласий: составление и направление – в 10-дневный срок, рассмотрение – в 20-дневный срок; 
    • телеграммы, требующие срочного решения, – до 3 дней, остальные – в течение 10 дней;
    • письма предприятий, организаций, учреждений – 10 дней;
    • поручения платежные: выписки и сдача в учреждения банка – не позднее следующего дня после получения товара; 
    • жалоба на неправильные действия или распоряжения финансовых органов: рассмотрение не позднее 10-дневного срока со дня поступления. 

    Индивидуальные сроки исполнения

    1. Могут содержаться в тексте документа (приказа, распоряжения, решения и др.). Поступающие из вышестоящих организаций или органов власти, как правило, содержат сроки выполнения указанных в них действий.
    2. Устанавливаются руководителем при вынесении резолюции. Бывают случаи, когда невозможно сразу установить точный срок исполнения документа, тогда устанавливается условный срок, который затем корректируется в ходе исполнения документа.

      Если документ имеет длительный срок исполнения, тогда контролируют исполнение промежуточных этапов. Срок исполнения каждого этапа фиксируется в РКФ.

      Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях: поступивших (входящих) из других организаций – с момента поступления; для отправленных (исходящих) и внутренних – с даты их подписания или утверждения. Исполнение контролируется с момента поставки документа на контроль.

      В ходе исполнения документов по объективным причинам сроки могут изменяться.

      ВАЖНО! Изменение индивидуального срока исполнения документов могут производиться только тем руководителем, который его установил. После согласования с руководством нового срока исполнитель обязан сообщить о переносе (изменении) срока исполнения в службу ДОУ. Решение о переносе срока исполнения документа принимается за два-три дня до истечения первоначально установленной даты. Исправление срока задним числом не допускается.

      Согласование подготавливаемого документа с заинтересованными организациями и лицами должно проводиться в пределах установленного срока исполнения документа.

      Контроль по существу – это оценка того, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Такой контроль осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченное лицо. Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, отраженных в документах, несут руководители структурных подразделений и сотрудники, которым поручено исполнение документа. Исполнитель, как правило:

      • указывается в резолюции руководителя на документе (например, на входящем письме, на заявлении работника) или
      • прямо пишется в тексте поручения (обычно в приказе / протоколе отдельные поручения оформляют в виде самостоятельных пунктов текста и формулируют их так, чтобы сразу было понятно, что, кому и когда нужно сделать; соответственно, на контроль ставится отдельно каждый пункт – задание / поручение),
      • когда исполнитель прямо не указан, он определяется в соответствии с распределением обязанностей в организации.

      Если в резолюции/поручении руководителя указано несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа/поручения1 и, соответственно, организующим его исполнение является лицо, указанное в резолюции первым.

      Поручения могут вытекать из текста документа, а могут быть «самостоятельными», т.е. незадокументированными и тем не менее подлежащими контролю их исполнения. Если поручение создано на основании документа, оно содержит ссылку на документ-основание (см. заполнение первых четырех колонок в таблице на Рисунке 1). Поручения выдают руководители всех уровней. Однако какие документы/поручения ставить на контроль, каждая организация решает сама. Обычно это все поручения руководителя организации и его замов. Чем больше количество документов в организации, тем важнее упорядочить работу по контролю исполнения документов и тем более выборочно организация подходит к решению вопроса «что будем контролировать» – здесь важна золотая середина. Итак, на контроль обычно ставят выполнение поручений первого лица, занимается этим служба ДОУ или секретарь.

      Поручения должны быть четко и однозначно сформулированы:

      • само поручение;
      • срок исполнения;
      • исполнитель (возможно выполнение поручения несколькими лицами, тогда одно назначается ответственным исполнителем, а остальные считаются соисполнителями).

      При формировании поручений желательно придерживаться простых правил: формулировки должны быть краткими, емкими, исключающими двойственность толкований, иметь четко определенный и измеримый результат.

      Пока поручение находится на исполнении, возможны следующие действия:

      • автор может изменить срок исполнения поручения;
      • автор может изменить ответственного исполнителя поручения;
      • исполнителями создаются отчеты по результатам исполнения;
      • автор имеет возможность возвращать поручение на доработку или утверждать результат исполнения.

      Если задача была разделена между соисполнителями, то их отчеты об исполнении получает ответственный исполнитель. Именно он формирует итоговый единый отчет по поручению и направляет его автору.

      Контроль за сроками исполнения

      Контроль за сроками исполнения документов/поручений ведет служба документационного обеспечения управления (ДОУ), а в небольшой организации – секретарь.

      Технологию ведения контроля за сроками исполнения можно разбить на следующие процедуры:

      • фиксация всех поставленных на контроль документов, указаний, поручений, заданий руководства;
      • проверка своевременного доведения документа до исполнителя;
      • корректировка данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения, передаче документа от исполнителя к исполнителю, из подразделения в подразделение (мы фиксируем это в поле «Состояние исполнения», см. Рисунок 1);
      • напоминание исполнителям и руководителям подразделений о наличии неисполненных документов и поручений;
      • информирование руководителей (подразделений и организации) о состоянии и ходе исполнения документов;
      • внесение данных об исполнении документов;
      • анализ состояния дел и уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, по структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.

      Сроки исполнения документов могут быть определены:

      • законодательством (например, для исполнения обращений граждан);
      • в документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, срок обычно указан;
      • в распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту;
      • на документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции;
      • для решения периодически повторяющихся вопросов в организации должны быть установлены и отражены в инструкции типовые сроки исполнения таких документов2.

      Как видите, срок исполнения поручения обычно устанавливается его автором. При этом принято, что поручения, содержащие указание «срочно», подлежат исполнению в 3-дневный срок. Указание «оперативно» предусматривает 1-дневный срок исполнения поручения. Если срок исполнения в поручении не указан, оно подлежит исполнению в срок до 1-го месяца с даты его подписания (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

      Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

      В сроковом контроле можно выделить:

      • текущий контроль,
      • предупредительный и
      • итоговый контроль.

      Основными видами контроля являются текущий и предупредительный.

      Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Текущий контроль осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости завершения работы над документом. Ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме – секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня, выявляют и составляют список документов, срок исполнения которых истекает сегодня.

      Текущий контроль помогает составить план работы на день. Он сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (решение вопроса на заседании, подписание документа, отправка факса и т.д.). Поэтому контроль за сроками исполнения документов – это функция, обязательно предусматриваемая в должностной инструкции секретаря руководителя. Ежедневно выявляя документы, срок исполнения которых истекает, секретарь выясняет возможность своевременного решения вопроса, а в случае срыва сроков докладывает об этом руководителю.

      В ходе предупредительного контроля составляются сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня (мы в своей организации делаем это за 4 календарных дня). И тогда сотрудник еще имеет время для своевременного решения вопроса.

      Очень важна позиция проведения контроля. Только ориентация контроля на помощь сотрудникам, а не на выявление недостатков, стремление помочь, напомнить, а не уличить, может обеспечить наибольшую эффективность работы службы контроля.

      Систематическая проверка исполнения, умело и корректно проведенная сотрудником, который тактично напоминает, что документ нужен в срок, что от своевременного решения вопроса зависит процветание фирмы и т.д., подчеркивает нужность данного работника и его усилий. Кроме того, «сроковая картотека» помогает при планировании рабочего дня руководителя, так как в ней отражены мероприятия и задания на данное число.

      Если при получении документа либо в ходе его выполнения исполнителем выясняется невозможность его своевременного исполнения, об этом докладывается руководителю (автору такого поручения), который имеет право на перенос срока исполнения документа. Если руководитель продлевает срок исполнения, секретарь в соответствии с его указанием вносит в регистрационную форму новый срок исполнения.

      Вопрос о переносе сроков исполнения документа должен быть поставлен не позднее 1 дня до истечения контрольной даты. Перенос срока исполнения задним числом не допускается и, как правило, в принципе невозможен в автоматизированных системах.

      Для документов с длительным (несколько месяцев) сроком исполнения могут контролироваться промежуточные этапы исполнения с занесением сведений о ходе исполнения (мы это делаем в поле «Состояние исполнения» регистрационной карточки документа).

      Часто решение вопроса требует последовательной работы над документом нескольких исполнителей или согласования документа с несколькими подразделениями. В этих случаях должен контролироваться срок нахождения документа у каждого исполнителя. При передаче документа факт передачи обязательно регистрируется. Обычно регистрация проводится секретарем подразделения, передающего документ. Движение документа и даты его передачи мы отражаем в поле «Состояние исполнения».

      При появлении документов с истекшим сроком исполнения их список в тот же день распечатывается и докладывается руководителю.

      Если право на проведение регистрации документов может быть предоставлено широкому кругу сотрудников, то внесение изменений, отражающих ход его исполнения, как правило, осуществляется только одним ответственным работником: секретарем-референтом или специалистом ДОУ.

      Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа: выполнения резолюции руководителя, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ или другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа должен быть записан в регистрационной карточке (например, «направлено приглашение», «отправлено письмо от… №…» и т.п.). В регистрационную карточку также вносятся сведения о дате исполнения документа и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.

      К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и результатов работы сотрудников подразделения или организации в целом. Итоговый контроль проводится сотрудниками (службой), отвечающими за контроль исполнения, или секретарем организации с заданной периодичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Результаты последующего контроля находят отражение в итоговых количественных и списочных сводках состояния исполнения заданий (контролируемых документов). Это позволяет руководству знать, чем занимается тот или иной сотрудник (подразделение) и как обстоят дела по конкретному направлению деятельности (решению того или иного вопроса).

      Итоговый контроль в обязательном сочетании с предупредительным контролем является стимулирующим фактором повышения дисциплины работников.

      Пример контроля поручений с использованием MS Excel

      Теперь покажем, что можно автоматизировать при помощи стандартных возможностей MS Excel. Для начала откройте новую книгу MS Excel и создайте в ней таблицу с полями/столбцами/графами, показанными на Рисунке 1. Это основная таблица, в которой отображается информация по сроковому контролю выполнения поручений в нашей организации.

      Далее в отдельной ячейке заложите формулу, чтобы при открытии данного листа MS Excel над таблицей всегда высвечивалась текущая дата (обозначена цифрой 1 на Рисунке 1). Потом она пригодится нам в повседневной работе с таблицей. Сделать это можно двумя способами:

      • Вариант № 1 – с помощью меню:
        • выделите ячейку, в которой хотите отображать текущую дату (в нашем примере она находится в столбце С и строке 2, поэтому имеет адрес С2), и напечатайте в ней знак «=»;
        • щелкните по кнопке Вставить функцию , которая расположена в верхнем меню (в версиях программы MS Excel 2022 и 2022 вы найдете ее на вкладке Формулы);
        • в появившемся окне выберите функцию сегодня и нажмите Ок (показано на Рисунке 2);
        • далее откроется следующее диалоговое окно, Аргументы функции, в котором нужно только нажать Ок (у данной функции нет аргументов, поэтому определять их в данном окне не понадобится).
      • Вариант № 2 – в нужной ячейке (у нас это С2) напечатайте с клавиатуры выражение «=сегодня()» и нажмите клавишу Enter. Этот способ сработает в любой версии MS Excel, в т.ч. в устаревшей 2022 года, которая еще достаточно распространена.

      Рисунок 1. Таблица в Excel, в которой осуществляется контроль исполнения поручений

      Рисунок 2. Мастер функции

      В данной таблице можно фильтровать строки (т.е. контролируемые поручения) по различным критериям. Но для этого нужно включить фильтр:

      • выделите курсором заведенную таблицу так, чтобы ее «шапка» была крайней верхней из выделенных строк;
      • в версиях MS Excel 2022 и 2022 на закладке Данные нажмите экранную кнопку Фильтр (см. Рисунок 3);
        а в MS Excel 2022 эта команда запускается через пункт верхнего меню Данные, в открывшемся списке нужно выбрать Фильтр, а потом Автофильтр;
      • в результате выполненных действий в каждой ячейке «шапки» таблицы (в первой из выделенных на первом шаге строк) появится экранная кнопка вызова фильтра в виде серого квадрата с маленьким треугольником внутри

      в нижнем правом углу ячейки (обозначена цифрой 2 на Рисунке 1).

      Рисунок 3. Экранная кнопка включения фильтра в MS Excel 2022 и 2010

      Рисунок 4. Критерии фильтрации строк таблицы по содержимому колонок в MS Excel 2022 и 2010

      Рисунок 5. Критерии фильтрации строк таблицы по содержимому колонок в MS Excel 2003

      На Рисунках 4 и 5 наглядно показано, по каким критериям мы теперь можем фильтровать строки таблицы в MS Excel разных версий. Мы сможем фильтровать поручения по исполнителям, их авторам, срокам, данным контролируемого документа и любым другим сведениям, заведенным в электронную таблицу. Причем фильтровать можно будет одновременно по нескольким критериям, например:

      • по каким поручениям срок исполнения истекает сегодня у конкретного исполнителя:
          в колонке «Исполнители» выбираем нужного работника (см. цифру 2 на Рисунке 4), а в колонке «Срок исполнения» фильтруем строки, у которых дата удовлетворяет критерию «сегодня» (цифра 4 на том же Рисунке) или
      • кому выбранный нами руководитель в этом месяце давал поручения:
          в колонке «Автор поручения» выбираем анализируемого нами руководителя (цифра 2 на Рисунке 4), а в колонке «Срок исполнения» фильтруем даты, подпадающие под критерий «В этом месяце» (цифра 4) и т.п.

      А теперь научим вас, как можно настроить программу так, чтобы при открытии файла автоматически получать информацию о том, какие поручения должны быть выполнены, к примеру, через 4 дня, чтобы заранее оповестить об этом исполнителей. Для этого мы предусмотрели наличие в таблице специальной колонки, которую назвали «Срок рассылки». Теперь настроим ее:

      • выделяем ячейку I6 (в первой строке настраиваемой колонки) и печатаем в ней знак «=»;
      • щелкните «мышкой» по соседней ячейке J6 (в той же строке, но в колонке «Срок исполнения») и вы увидите, что она попала в формулу вычисления содержимого ячейки I6;
      • далее продолжим закладку формулы, набрав с клавиатуры «–4»;
      • на этом заполнение формулы завершено (ее текущее состояние всегда можно увидеть в строке формул, расположенной над листом Excel, см. условное обозначение 1 на Рисунке 7, у нас получилось «=j6-4»). Теперь нажмите на клавиатуре Enter – и в ячейке таблицы появится результат вычисления заложенной формулы;
      • после этого формулу можно скопировать в последующие строки таблицы, и тогда в них в колонке «Срок рассылки» дата всегда будет на 4 дня раньше, чем в колонке «Срок исполнения»: укажите «мышкой» на правый нижний угол ячейки I6 (при этом указатель «мыши» должен принять вид черного жирного крестика), нажмите левую кнопку «мыши» и, не отпуская ее, протяните вниз до конца столбца, затем отпустите кнопку. В столбце I вы увидите даты всех необходимых предупреждений (цифра 2 на Рисунке 7);
      • далее можно сделать так, чтобы в колонке «Срок рассылки» автоматически выделялись цветом ячейки с текущими, т.е. сегодняшними датами (1 октября это будут одни ячейки, а 2 октября – уже другие и т.д.). Для этого нужно воспользоваться функцией условного форматирования. В MS Excel 2022 или 2022 это делается так:
        • выделите все ячейки таблицы столбца «Срок рассылки», располагающиеся ниже «шапки»;
        • щелкните кнопку Условное форматирование в группе Стили на вкладке Главная (см. Рисунок 6), выберите команду Правила выделения ячеек, а на открывшейся слева или справа панели выберите команду Дата. Откроется одноименное диалоговое окно, в котором есть два списка (Рисунок 8): в левом нужно выбрать позицию Сегодня, а в правом – способ форматирования ячеек, удовлетворяющих этому условию, например, Светло-красная заливка и темно-красный текст. Далее жмите Оk.

      На Рисунке 8 показано, как выглядит готовая таблица с условным форматированием. Открыв эту таблицу, к примеру, 13.08.2012, специалист легко определит, время рассылки каких уведомлений настало.

      Можно предусмотреть наличие в таблице последней «технической» колонки, в ней в каждой строке нужно поместить цифру 1. Тогда при фильтрации по любому одному или нескольким критериям вы всегда быстро посчитаете количество отфильтрованных строк. Для этого выделите «мышкой» в этой колонке оставшиеся на экране ячейки – MS Excel посчитает сумму их значений и напишет ее в нижней справочной строке под листом Excel.

      Рисунок 6. Условное форматирование

      Рисунок 7. Настройка формулы во всех строках колонки «Срок рассылки»

      Рисунок 8. Выделение цветом ячеек, удовлетворяющих заложенному условию

      Используем Cookies на нашем веб-сайте для того, чтобы обеспечить пользователям максимальное удобство. Подробнее

      Для начала напомним правила осуществления контроля исполнения поручений, к автоматизации которых в помощью стандартных возможностей MS Excel мы позже приступим.

      Выделяют контроль по существу решения вопросов и контроль за сроками исполнения заданий.

      Процедура контроля за исполнением поручений

      Теперь, имея основные сведения по подготовке поручений, необходимо детально рассмотреть саму процедуру контроля исполнения поручений.

      Отметим, что на конкретном предприятии работа по контролю исполнения поручений может вестись:

      ●  вручную при помощи картотеки регистрационно-контрольных карточек (РКК);

      ●  в системе электронного документооборота, где состав фиксируемой в «электронных карточках» информации остается прежним, но многие операции по уведомлению исполнителей и формированию отчетности по исполнительской дисциплине производятся автоматически;

      ●  еще есть промежуточный вариант, когда для облегчения работы используются возможности MS Excel – поручения, поставленные на контроль, описываются в табличной форме, в которой потом можно фильтровать информацию по исполнителям, срокам и др. См. Пример 3.

      На этапе «Постановка на контроль» работник канцелярии осуществляет регистрацию поручения. Если оно содержится на документе, то на нем ставится оттиск штампа «К» либо «Контроль» или то же самое пишется яркой ручкой, возможно и просто перемещение документа в папку контролируемых поручений.

      Исполнитель, получая поручение, должен ознакомиться с ним и до истечения указанного на поручении контрольного срока выполнить поставленные в нем задачи. Если исполнителю требуется передать работу для выполнения другим подчиненным ему работникам, то он создает поручения более низкого уровня, как и было рассмотрено нами ранее.

      В случае если исполнитель осознает, что поставленный срок не соответствует возможности выполнить указанные задания вовремя, он ходатайствует перед руководителем, выдавшим поручение, о переносе даты исполнения. В другом случае, если исполнитель осознает, что исполнение поручения находится вне его компетенции и зоны ответственности, он может ходатайствовать о полной либо частичной отмене поручения.

      Если руководитель принимает решение о переносе сроков либо отмене поручения, то он информирует об этом человека, ответственного за сроковый контроль. В любом случае ходатайства от исполнителя о переносе сроков либо отмене поручения должны быть поданы руководителю до даты истечения контрольного срока поручения.

      Пример 3

      «Контролем исполнения поручений по существу» обычно занимается работник, достаточно компетентный для того, чтобы оценить релевантность достигнутого результата исполнения поставленной в поручении задаче. Такой контроль может быть начат компетентным работником по получении отчета об исполнении и может быть завершен либо снятием с контроля, либо возвратом на доработку.

      Процедуру «Снятия с контроля» поручения выполняет работник, проконтролировавший исполнение поручения по существу, а также в случае удовлетворения руководителем ходатайства о снятии поручения полностью.

      В рамках этапа «Контроль исполнения по сроку» выделенный сотрудник контролирует сроки исполнения одновременно всех активных, то есть находящихся на исполнении поручений (если такая работа в организации ведется вручную либо при помощи MS Excel, то этим обычно занимается секретарь автора поручения либо работники службы ДОУ). В настоящее время большую часть данной работы могут выполнять системы электронного документооборота, информируя исполнителей о сроках завершения исполнения поручений. Информирование представляет собой срезовое предупреждение по всем не снятым с контроля поручениям (см. Пример 4).

      Пример 4

      Нагрузка на отдельного исполнителя постоянно возрастает и, как следствие, исполнительская дисциплина работников начинает падать из-за элементарной забывчивости. Периодическое информирование работников, к примеру, еженедельное, позволяет четко представить объем подлежащих выполнению поручений и сориентироваться в сроках предоставления отчетности.

      Информационный лист может быть как кратким (см. Пример 4), так и более полным, с составом информации, которая представлена в таблице из Примера 3. Кстати, если в такой таблице MS Excel отфильтровать поручения по конкретному исполнителю с пустой отметкой об исполнении, то, распечатав результат, мы как раз и получим еще один вариант информационного листа для исполнителя.

      Если такие листы формирует СЭД, то удобно включить в табличную форму колонку с количеством дней, оставшихся до конца срока исполнения. Ранжирование поручений по дате окончания срока исполнения тоже очень удобно – это позволяет исполнителю быстрее ориентироваться и более эффективно управлять собственным рабочим временем.

      Постановка задачи исполнителям

      Кто же формулирует поручение? Этим занимаются руководители всех уровней. Просто обычно на контроль ставят выполнение поручений первого лица или всего высшего руководства организации, и занимается этим служба ДОУ. А поручениями руководителей более низкого ранга – руководителей подразделений, как правило, занимаются сотрудники этих же подразделений, ответственные за делопроизводство в них.

      Казалось бы, в тексте резолюции либо распорядительном документе уже и так должны быть четко и однозначно сформулированы:

      ●  само поручение,

      ●  срок исполнения,

      ●  конкретный исполнитель.

      В случае же если хотя бы одно из этих условий не выполняется (что случается), необходим отдельный работник, который может четко переформулировать требования руководителей, а при необходимости и разбить их на более мелкие, но с четко определенными исполнителями.

      При формулировании поручений желательно придерживаться следующих простых правил: формулировки должны быть краткими, емкими, максимально исключающими двойственность толкований, иметь четко определенный и измеримый результат. Все это позволит не расходовать время на дополнительные уточнения поручения. С другой стороны, это дает исполнителю цель, а автору поручения – уверенность, что результат от действий исполнителя будет ожидаемым.

      Приведем примеры расплывчатых формулировок и соответствующих им правильных текстовых конструкций:

      При налаживании в организации контроля за исполнением поручений в довольно скором времени документы начинают меняться: вместо общих требований появляются краткие и полные поручения с определенным исполнителем, сроком и ожидаемым результатом. Это значительно повышает эффективность управления компанией, что практически сразу отмечают и ее руководство, и собственники.

      Срок исполнения поручения

      Сроки исполнения поручений в организации устанавливаются обычно самим руководителем-автором, создавшим поручение. В отдельных случаях срок исполнения поручений может быть установлен локальным актом организации либо внешним нормативным регулирующим документом.

      Процитируем здесь Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти:

      Фрагмент документа

      Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30 с изменениями от 21.02.2008

      Поручение подлежит исполнению в установленный в нем срок. Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения. Поручение, содержащее указание «срочно», подлежит исполнению в 3-дневный срок. Указание «оперативно» предусматривает 10-дневный срок исполнения поручения. Если срок исполнения в поручении не указан, оно подлежит исполнению в срок до 1 месяца с даты его подписания (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

      В целях совершенствования системы управления организацией имеет смысл для поручений, которые ставятся на контроль, унифицировать сроки исполнения – привести их к единой установленной в организации основе. Первоначально такое решение требуется задокументировать в локальном акте, к примеру, в Инструкции по делопроизводству. Изменение срока исполнения должно быть возможно тоже только в случаях, задокументированных в локальных актах организации. И уж конечно, вводимая система исчисления сроков должна соответствовать здравому смыслу. Ведь сложно найти более демотивирующий для исполнителя фактор, чем неисполнимое поручение.

      Пример 2

      Приведем примеры нескольких формулировок поручений и объясним, какая дата для каждой из них будет считаться последней датой своевременного выполнения поручения. Это очень важно, т.к. в данном вопросе часто бывает путаница.

      Довольно распространена ситуация, при которой один руководитель поручает выполнение задания другому руководителю более низкого уровня, а тот по своему усмотрению спускает поручение еще одним «этажом ниже». Таким образом, поручение проходит через руки нескольких руководителей прежде, чем доберется до окончательного исполнителя. Правда, спускаясь по этой лестнице, поручение может «ветвиться» на несколько «подзадач», выполняемых разными людьми в разные сроки. Эта система называется созданием «вложенного поручения».

      При формулировании «вложенных» поручений важно заложить временной запас. По отношению к «родительскому» поручению он должен составлять как минимум от 1 до 3 рабочих дней. Желательно избегать слишком большой «вложенности» поручений, исключив из цепочки тех руководителей, которые только «передают эстафету дальше». В случае наличия исполнителя, несущего ответственность за исполнение всего поручения в целом, он называется «ответственный исполнитель».

      В качестве примера, когда срок исполнения поручения регламентирован внешним нормативным документом, приведем Федеральный закон № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации». Согласно этому документу максимальный срок рассмотрения письменного обращения гражданина РФ равен 30 дням, и считаться он начинает с момента регистрации такого документа (на эту процедуру Закон отводит 3 дня с момента поступления обращения).

      Если гражданину, к примеру, требуется содействие органа местного самоуправления в реализации своих прав, то временной срок, который для этого требуется, зачастую в значительной степени превышает 1 месяц. В такой ситуации заявителю в месячный срок направляется письменный ответ, не решающий его вопрос по существу, но четко описывающий процедуру дальнейшего содействия органа. В самом же органе власти поручение, сформированное на основе рассмотрения такой жалобы, должно быть поставлено на рабочий контроль с регулярным предоставлением отчета о развитии ситуации руководителю – автору поручения.

      Часто бывает так, что граждане адресуют свои обращения неправильно. И тогда адресат не рассматривает их, а переадресовывает тому органу или должностному лицу, к компетенции которого относится данный вопрос. На это Законом отводится 7 дней со дня регистрации обращения. При этом гражданин уведомляется о такой переадресации. И, между прочим, Закон однозначно запрещает пересылать жалобы на рассмотрение в тот орган или тому должностному лицу, решение или действие (бездействие) которого обжалуется.

      Чтобы создавать закладки,
      войдите или зарегистрируйтесь.

      Зарегистрированные пользователи могут:

      • выбрать периодичность получения анонсов;
      • скачивать учебники по СЭД и электронной подписи;
      • стать автором блога.

      Войти Зарегистрироваться

      Данные информационной базы 8.2

      Обработка позволяет просматривать основные данные информационной базы.

      1 стартмани

      Анализ размера картинок, фотографий товаров (номенклатуры) для УТ 11

      Обработка формирует общий список картинок (фотографий) товаров, хранимых в базе 1С, в порядке убывания размера файла. Картинки можно просматривать, сохранять и заменять. Может быть использована для контроля за размером базы, а также помочь сократить время выгрузки при использовании обмена с интернет-магазином.

      1 стартмани

      Базомер 8.2
      Промо

      Внешний отчет по содержимому базы данных. Выдает количество объектов (справочников, документов, отчетов, обработок и т.д.). Формирует структуру базы данных конфигурации в виде дерева, а также по конкретным объектам конфигурации можно посмотреть поля СУБД и индексы. Работает только в тонком клиенте.

      1 стартмани

      Размеры объектов файловой базы 1С 8.х (до 8.3.8)
      Промо

      Программа для оценки занимаемого объектами конфигурации 1C 8.х в файле базы данных места с привязкой имени объекта 1С к имени таблицы в 1CD. Внимание! НЕ работает с базами 8.3.8 с размером блока больше 4Кб.

      1 стартмани

      Просмотр структуры БД, парсинг запросов SQL

      Получение некоторых данных о БД и сеансе, просмотр внутренней структуры таблиц БД 1С в SQL, «перевод» запросов SQL в терминологию 1С. Чуть больше, чем «ПолучитьСтруктуруХраненияБазыДанных»; чуть удобнее, чем аналоги; чуть другая, чем КИП.

      1 стартмани

      Подсчет количества объектов в базе данных

      Простая, легкая и быстрая обработка для определения количества документов и справочников в базе данных. Подходит для любых конфигураций. Есть управляемая и обычная форма.

      1 стартмани

      Отчет по конфигурации: «Справочники, документы, регистры. Подсчет количества записей и переход в форму списка объекта»
      Промо

      Отчет даёт моментальное представление о качественном и количественном заполнении базы данных по видам справочников, документов, регистров (накопления, бухгалтерии, сведений). Отбор документов по периоду, по организации (при наличии такого реквизита). Авто установка фильтра по периоду, по организации при переходе в форму списка. Отбор регистров по периоду (кроме непериодических регистров сведений), по организации (при наличии такого измерения). Авто установка фильтра по периоду, по организации при переходе в форму списка. Дополнительный подсчёт количества справочников, документов по статусу «Помечен на удаление» в отчёте. Авто установка фильтра по статусу «Помечен» при переходе в форму списка. Дополнительный подсчёт количества документов по статусу «Проведён / Не проведён». Авто установка фильтра по статусу «Проведён» при переходе в форму списка. Двойной клик по ячейке отчёта выполняет переход в форму списка выбранного справочника, документа, регистра (накопления, бухгалтерии, сведений).

      3 стартмани

      Статистика базы данных с отбором по подсистемам (кол-во и открытие списков: документов, справочников, регистров) и анализ наличия основных реквизитов: универсальная обработка (два файла — обычный и управляемый режим)
      Промо

      Универсальная обработка для статистики базы данных (документы, справочники, регистры, отчеты) с отбором по подсистемам и с анализом наличия основных реквизитов (организации, контрагенты, договора, номенклатура, сотрудники, физлица, валюта). Возможность просмотра списка документов или справочников или регистров при активизации в колонке «Документы, справочники, регистры, отчеты» в текущей строке. Полезная обработка для консультации пользователей, где искать метаданные в каком интерфейсе, т.к. подсистема указывает в каком интерфейсе находятся метаданные (документы, справочники, регистры, отчеты).

      1 стартмани

      Количество документов для перепроведения. УФ, 8.3

      Обработка показывает количество документов, которые будут перепроводиться при закрытии месяца, например, в бухгалтерии или при групповом перепроведении. И позволяет приблизительно оценить время, необходимое для этого на ваших мощностях.

      1 стартмани

      Какие виды документов и их количество есть в вашей БД?

      Зачастую в различных задачах, например, при реализации синхронизаций документов, необходимо узнать какие виды документов и в каком количестве имеются в текущей базе в разрезе любого реквизита документа с типом «Справочник». Данная обработка выводит эту информацию в табличное поле формы. Есть возможность проверить все проведенные документы на наличие движений в регистрах накоплений. Возможно выполнить перепроведение проведенных документов по выбранным видам. Проводиться документы будут в порядке возрастания даты.

      1 стартмани

      Статистика работы пользователя
      Промо

      Анализ работы сотрудников — важные составляющие функционирования компании. Безусловно, руководитель может самостоятельно оценивать труд работников, деятельность которых как на ладони, стоит лишь взглянуть на поступление денег на банковский счет фирмы. Сложнее оценить работу сотрудников, которые не имеют прямого влияния на бизнес-результат: это бухгалтеры, кадровые работники, менеджеры.

      3 стартмани

      Статистика по значениям в реквизитах объектов

      Данная обработка показывает, в каких полях какие значения используются. Данной обработкой удобно анализировать базы данных на предмет того, что в каком документе используется. Например, какие виды операций используются для покупки, какие валюты используются при реализации и т.п.

      1 стартмани

      Понравилась статья? Поделиться с друзьями: